NHỮNG YÊU CẦU CƠ BẢN VỀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ GIÁO DỤC TRONG NHÀ TRƯỜNG

NHỮNG YÊU CẦU CƠ BẢN VỀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM

QUẢN LÝ GIÁO DỤC TRONG NHÀ TRƯỜNG

Basic requirements for designing education management software in schools

                                   

Trịnh Mỹ Vân

Học sinh lớp 11, Trường THPT chuyên Trần Phú,

Tp. Hải Phòng

1. Mở đầu

Quản lý giáo dục trong nhà trường là một cơ chế hoạt động nhằm hệ thống hóa quá trình quản lý dữ liệu, đảm bảo tính bảo mật, tích hợp nhiều tính năng làm cho quá trình quản lý chặt chẽ, linh hoạt và chính xác đối với các hoạt động trong nhà trường, đáp ứng nhu cầu của cán bộ quản lý giáo dục, của giáo viên, học sinh và phụ huynh. Trong nhà trường, tài sản quan trọng nhất và giá trị cao nhất là thông tin về các hoạt động của nhà trường, về hồ sơ và thông tin cá nhân của các thành viên trong nhà trường. Vấn đề đặt ra là làm sao xây dựng một hệ thống quản lý tiên tiến và tối ưu nhất giúp cán bộ quản lý, giáo viên, học sinh có thể kiểm soát được dữ liệu cũng như cung cấp được thông tin cho mọi thành viên trong nhà trường và có thể tương tác giữa các đối trường trong và ngoài nhà trường thuận lợi, chính xác và nhanh nhất. Chính vì lợi ích mà phần mềm quản lý giáo dục mang lại, mà ngày nay có rất nhiều trường học áp dụng  phần mềm quản lý giáo dục, bởi nó có các tính năng vượt trội so với cách quản lý giáo dục trước đây.

Trước hết, phần mềm quản lý giáo dục phải được thiết kế sao cho có thể quản lý tốt nhất quá trình hoạt động của nhà trường về tổ chức, quản lý các tài liệu liên quan đến các hoạt động của nhà trường, nhất là hoạt động giảng dạy – học tập trong nhà trường.

Thông qua phần mềm quản lý giáo dục, việc kiểm soát, báo cáo tình hình và lưu trữ thông tin, phản ánh các hoạt động của nhà trường, cập nhật dữ liệu, kết nối, tương tác và chăm sóc các thành viên nhà trường, nhất là đối với giáo viên và học sinh được tốt nhất.

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, nhất là công nghệ số phát triển đang là một xu thế thì khả năng truyền tải một khối lượng thông tin khổng lồ, được truyền đi rất nhanh chóng, thì việc xây dựng phần mềm quản lý giáo dục dựa trên công nghệ  chuyển đổi số sẽ hỗ trợ công tác quả lý giáo dục hiện đại. Có thể thấy rằng, sự tiện ích vượt trội mà phần mềm quản lý giáo dục mang lại là không hề nhỏ trong quá trình hiện đại hóa công nghệ như hiện nay.

2. Các đối tượng chịu tác động bởi phần mềm quản lý giáo dục

Ngày nay, việc áp dụng phần mềm quản lý giáo dục có sử dụng những thành tựu mới nhất của công nghệ thông tin đối với các nhà trường phổ thông đang mang lại hiệu quả cao. Phần mềm quản lý giáo dục được xây dựng dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ hiện đại sẽ hỗ trợ quản lý thông tin người học, giáo viên, học sinh, quản lý hoạt động chuyên môn và tài chính tổng hợp… một cách khoa học. Nó mang lại tiện ích cho nhà trường, nhất là đối với giáo viên và học sinh từ việc đơn giản hóa quá trình kết nối giữa học sinh với giáo viên và phụ huynh với nhà trường. Trong các đối tượng trong nhà trường chịu ảnh hưởng, thì có 3 đối tượng chịu ảnh hưởng nhiều nhất, đó là:

Cán bộ quản lý: Phần mềm quản lý giáo dục giúp cho cán bộ quản lý làm tốt hơn công tác quản lý giáo viên, học sinh và các hoạt động của nhà trường, nhất là hoạt động về chuyên môn, nâng cao chất lượng và hiệu quả các hoạt động trong nhà trường.

Đối với giáo viên: nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý theo dõi quá trình học tập và rèn luyện học sinh của mình một cách dễ dàng và chính xác nhất. Cập nhật các thông tin, các nội dung trong quá trình giảng dạy và giáo dục học sinh, gửi và lưu trữ tài liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Đối với học sinh: nắm bắt được các tin tức về thời khóa biểu, theo dõi điểm số, biết được sự đánh giá của giáo viên về kiến thức và phẩm chất đạo đức của mình nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian.

3. Một số chức năng cần thiết của phần mềm quản lý giáo dục

3.1. Quản lý và lưu trữ dữ liệu số

Một hệ thống quản lý giáo dục trong trường học bao gồm nhiều chức năng khác nhau. Do đó phần mềm quản lý giáo dục cần xây dựng một cách có hệ thống logic, có thể cài đặt và sử dụng hoàn toàn trên mạng nội bộ hoặc một hệ thống được xây dựng trên nền tảng web – app để có thể đồng bộ qua internet. Người dùng phần mềm có thể đăng tải các thông tin cần thiết, các tài liệu giàng dạy, học tập và các tài liệu liên quan một cách nhanh chóng, thuận tiện, chính vì vậy dữ liệu được lưu chuyển trên hệ thống sẽ rất lớn.

Phần mềm quản lý giáo dục sẽ cung cấp cho người dùng một tài khoản để dễ dàng truy cập vào các thư mục theo phân quyền, phân cấp quản lý; cho phép chủ thể đăng tải các tài liệu một cách thuận lợi, nhanh chóng. Ngoài ra phần mềm còn cung cấp rất nhiều chức năng tiện ích, có lợi cho tất cả những người tham gia. Các dữ liệu sau khi được chủ thể đăng tải thì hệ thống sẽ tự động phân loại theo tệp tin, dung lượng và thời gian đăng tải. Đảm bảo cho các chủ thể dễ dàng kiểm soát, kiểm duyệt trước khi đăng tải các nội dung công khai. Từ việc xây dựng phần mềm quan lý giáo dục sẽ xây dựng một môi trường quản lý giáo dục và học tập hiện đại, tạo điều kiện nâng cao những trải nghiệm mới cho cả cán bộ quản lý, giáo viên và học sinh.

3.2. Tính năng bảo mật  

Đối với hệ thống quản lý giáo dục thì yếu tố bảo mật là hết sức quan trọng, bảo đảm sự an toàn thông tin và vận hành thông suốt trong hệ thống. Do sự dễ dàng, thuận tiện trong việc lưu chuyển dữ liệu, nên kho tư liệu quản lý giáo dục là rất đa dạng, phong phú và có những nội dung cần thiết phải bảo đảm tính bảo mật cao. Dù là hệ thống phần mềm được thế kế trên nền tảng web hay app đều cần phải xây dựng giao diện thân thiện để người dùng có thể sử dụng thuận lợi. Giao diện phần mềm quản lý giáo dục phải được chia thành nhiều cấp độ cũng như tùy thuộc vào vị trí, vai trò của người sử dụng. Các dữ liệu này sẽ được quản lý và lưu trữ cẩn thận trong hệ thống, đồng thời còn được phân loại theo nhiều hình thức như kích thước tệp, format của tập tin, dung lượng dữ liệu, theo thời gian đăng tải,… giúp người dùng có thể kiểm soát dễ dàng nội dung và tìm kiếm khi cần thiết. Ngoài bảo mật thông tin của người tham gia, hệ thống còn phải đảm bảo các bản quyền và quyền riêng tư cho tất cả những người tham gia.

Vì vậy phần mềm quản lý giáo dục phải bảo mật được quyền riêng tư cho các thông tin cá nhân tham gia vào hệ thống, tránh tình trạng rò rỉ các thông tin mật, thông tin cá nhân cũng như các rủi ro khác. Do đó, phần mềm quản lý giáo dục phải được phân quyền truy cập và khai thác kho tư liệu theo sự phân cấp, nhằm đáp ứng phục vụ quản lý dữ liệu của tập thể hay cá nhân được an toàn tuyệt đối.

3.3. Tương thích đa dạng trên nhiều thiết bị

Cùng với sự phát triển các phần mềm quản lý, thì một trong các yêu cầu là phần mềm phải được khai thác trên nhiều thiết bị thông minh khác nhau thể hiện tính hiện đại của công nghệ. Phần mềm quản lý giáo dục được xem như là một công cụ đa năng, khi nó có thể kết hợp cùng một lúc với nhiều thiết bị khác. Người dùng có thể truy cập, thao tác trên hệ thống ở nhiều thiết bị, bao gồm: máy tính, laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng,… Điều này sẽ mang lại sự tiện lợi cho người dùng, có thể giải quyết được nhiều vấn đề, hỗ trợ tối đa trải nghiệm người dùng. Do đó nhà lập trình phần mềm quản lý giáo dục khi thiết kế giao diện phải tạo sự đồng nhất các tập tin trên giao diện, giúp người dùng thoải mái sử dụng các thiết bị tùy ý mà không lo hạn chế về việc sử dụng phần mềm, hay phải có những thiết bị chuyên biệt. Phần mềm có khả năng gia tăng lượng người dùng dùng truy cập, tham gia vào hệ thống trực tuyến với băng thông rộng giúp cho việc chia sẻ thông tin được rộng lớn và tiện ích.

3.4. Tích hợp nhiều ngôn ngữ

Trong môi trường hội nhập quốc tế rộng lớn như hiện nay, phần mềm phải có khả năng tương tích với việc sử dụng nhiều ngôn ngữ, để bất kì một cá nhân đến từ quốc gia nào cũng có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả nhất. Dễ dàng chuyển đổi ngôn ngữ tùy vào nhu cầu sử dụng của các cá nhân. Để giải quyết tốt nhất sự tương tác của các người sử dụng phần mềm trong quá trình quản lý dữ liệu thì ưu tiên ngôn ngữ tiếng Anh và ngôn ngữ của quốc gia bản địa là ngôn ngữ chính của phần mềm quản lý giáo dục. Điều này sẽ hạn chế tình trạng lỗi hệ thống và ảnh hưởng đến các dữ liệu quan trọng khác trong tập tin.

3.5. Quản lý hoạt động trong nhà trường

Hầu hết các công cụ quản lý hiện nay đều cập nhật chức năng cho phép người dùng có thể xây dựng riêng cho mình các kế hoạch học tập, lịch sinh hoạt … vừa có tính chất bắt buộc theo quy định, nhưng lại có phần cá nhân hóa hoạt động của mình,/ cho phép mọi thành viên tham gia có thể sử dụng thông tin cá nhân của mình đăng ký vào những khóa học, hay công việc, mua tài liệu theo nhu cầu cá nhân, đảm bảo khả năng bảo mật thông tin trong suốt quá trình đăng ký và sử dụng tài liệu, thông tin trên hệ thống. Việc kiểm soát hành vi người tham gia khi được sử dụng phần mềm quản lý giáo dục giúp việc quản lý các hoạt động giáo dục trong nhà trường được dễ dàng, từ đó nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý giáo dục, nhất là trong giảng dạy và học tập. Nhìn chung, các tính năng quản lý giáo dục đều hướng đến việc phục vụ tốt nhất hoạt động chuyên môn để nâng cao vị trí, tầm quan trọng của giáo viên và học sinh trong nhà trường. Giáo viên và học sinh sẽ là những người tham gia nhiều nhất vào hệ thống và thực hiện kế hoạch dạy và học, sẽ thuận lợi khi cập nhật và trao đổi tin tức mọi lúc, mọi nơi.

4. Lời kết

Phần mềm quản lý giáo dục là một công cụ tiện ích trong hoạt động giáo dục, chỉ cần am hiểu công nghệ thông tin điều hành hệ thống, khả năng quản lý là người sử dụng phần mềm quản lý giáo dục có thể đạt kết quả công việc cao hơn với chi phí lại thấp hơn. Nó giúp các cán bộ quản lý, giáo viên và học sinh được trải nghiệm dễ dàng và tiện lợi. Việc ứng dụng phần mềm quản lý giáo dục sẽ giúp người dùng chỉ cần có thiết bị thông minh có kết nối internet là có thể tham gia nhiều hoạt động giáo dục mà không cần phải đi xa hay sử dụng nhiều công cụ khác. Mọi người sử dụng phần mềm giáo dục trên hệ thống đều có thể kết nối và tương tác với nhau. Từ đó các cuộc hội thoại trở nên sống động và dễ truyền cảm hơn vì có thể gửi cả hình ảnh và tài liệu cho nhau.

Nhờ phần mềm quản lý giáo dục, mà năng suất, chất lượng, hiệu quả làm việc của các thành viên trong nhà trường, nhất là giáo viên ngày càng được cải thiện, thành tích học tập của học sinh được tiến bộ, giảm bớt các các yếu tố cản trở như địa lý, tiết kiệm được thời gian và công sức.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *